评级业务档案管理制度

2018-03-08

评级业务档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范评级业务档案管理,防范执业风险,逐步建立和完善公司评级业务档案库,特制定本制度。

第二条 公司设有专门的档案保管场所和设施。评级档案由综合管理部指定专人负责管理;各评级业务部门应指定专人负责本部门业务档案的归集、整理和移交。

第三条 公司全体人员对信用评级资料信息负有协助采集、补充完善、归档和保护的责任。

第二章 评级档案的内容

第四条 评级档案包括但不限于下列内容:

1、评级业务档案包括:

(1)公司制作的正式评级文件。具体包括:评级报告(含跟踪评级报告)终稿,信用等级公告、信用等级通知书等。

(2)信评委会议纪要及信评委表决表;

(3)评级过程中分析师制作的有关工作底稿,包括资料清单、访谈提纲、访谈记录、评级报告过程稿、数据表格等;

(4)评级业务开展过程中收集的有保存价值的资料:国家相关政策法规、行业信息、委托方(或发行人)及其发行的证券相关资料等;

(5)评级业务开展过程中与评级委托方(或发行人)及相关机构进行业务联系收到的相关文件、函件,以及以公司名义发出的相关文件、函件;

(6)评级委托协议书或合同、保密协议、收费凭证(或复印件);

(7)评级项目任务单、评级过程记录表、回避申明等。

2、评级技术和业务管理档案包括:

(1)评级方法、评级指标体系、评级标准、评级软件;

(2)评级业务相关管理制度。

3、其它评级档案:包括行业研究报告、专题研究报告、组织翻译的国外资料等。

第三章 档案的存档

第五条 对于每年6月30日前需披露评级报告的定期跟踪评级项目,信评委可最迟7月31日将评审会议资料先交由合规部门审核,审核后的档案移交档案管理员存档;对于其他评级项目,信评委应在评审会议结束后的10个工作日内将评审会议资料先交由合规部门审核,审核后的档案移交档案管理员存档。对于每6月30日前需披露评级报告的定期跟踪评级项目,评级项目组可最迟7月31日将评级业务档案(评审会议资料除外)先交由合规部门审核,审核后的档案移交档案管理员存档;对于其他评级项目,评级项目组应在终评报告完成后10个工作日内将评级业务档案(评审会议资料除外)先交由合规部门审核,审核后的档案移交档案管理员存档,特殊情况经评级部负责人审批同意后,可延迟10个工作日移交。

第六条 因客户原因导致评级工作终止的,合规管理部应在收到公司与客户签订的《合同终止补充协议》后及时邮件通知评级项目组和档案管理员,评级项目组应在收到通知后的10个工作日内将档案移交档案管理员归档。

第七条 档案材料移交人须填写档案移交清单,档案移交清单须同时经移交人及接收人签字确认。档案管理员应按照档案移交清单清点实际移交材料,对于档案材料不完整或者档案移交清单与实际移交材料不一致的,档案管理员有权不接收档案材料并要求档案材料移交人进行补充或更正。

第八条 评级业务档案应按项目归档,每一个项目的档案对应一个单独的档案号,档案号的编制应有序且便于查找。

第九条 评级业务档案实行密级管理,且应在项目档案上注明。对于普通的评级业务档案按照秘密级别进行管理;对于评级业务委托方、受评级机构或受评级证券发行人特别要求保密的文件按照机密级别进行管理。

第十条 证券评级业务档案应当保存至评级合同期满后5年,或者评级对象存续期满后5年,证券评级业务档案保存期限不少于10年。其他评级业务档案保存期限不少于5年。公司各类信用评级电子版文档应由各业务部门定期归集、整理,交综合管理部刻录光盘并永久保存。

第四章 档案借阅

第十一条 查阅档案必须在档案借阅登记薄登记后方可借阅,调阅档案只限在公司内查阅,不能带出或转借他人;必须带出公司查阅的,应填写“调阅单”并按照《评级信息保密制度》的要求经其部门主管或公司主管领导核准后向综合管理部档案管理人员调阅。

第十二条 一般档案借阅时间最长不超过两周,超期还需使用该档案的,应办理续借手续。

第十三条 档案借阅者应自觉爱护档案,确保档案资料完好无损。不得在原始档案上勾画、涂改、裁剪、抽取、损毁,不经公司档案管理部门负责人同意不得私自拆开档案包装。

第十四条 借阅档案交还时,如发现损失或污染时,综合管理部档案管理人员应立即报告公司主管领导处理。

第十五条 需复制涉密文档资料(含电子文档资料)的,应按照《评级信息保密制度》的要求经其部门主管或公司主管领导签字同意。机密档案需要复印须经总经理审批。未经总经理批准,不得复制和摘抄。

第十六条 公司综合管理部档案管理人员应每年对档案进行一次检查。

(一)做好档案存放设施的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、 防鼠害、防高温、防强光等维护;

(二)对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第五章 附则

第十七条 本制度仅针对评级档案,其他类型档案材料的管理由公司另行规定。

第十八条 本制度由公司信用评级委员会负责解释、修订。

第十九条 本制度于公司总经理办公会通过之日起执行。


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